EN
Jeżeli w ERP pojawiają się dwie kartoteki kontrahenta z tym samym numerem NIP, najczęściej problem wynika ze sposobu wyszukiwania istniejącej kartoteki podczas zakładania kontrahenta z xSale.
W tym artykule znajdziesz
- jak xSale sprawdza, czy kontrahent już istnieje,
- dlaczego może powstać druga kartoteka z tym samym NIP,
- jak wygląda taki scenariusz na przykładzie ERP XL,
- czym różni się przypisanie kontrahenta w xSale od kartoteki w ERP,
- co warto sprawdzić w konfiguracji.
Jak xSale sprawdza, czy kontrahent już istnieje
Przed utworzeniem kontrahenta w ERP xSale sprawdza, czy taka kartoteka została już wcześniej odnaleziona lub powiązana. Przy identyfikacji mogą być używane:
- kod kontrahenta,
- NIP,
- adres e-mail.
Kolejność sprawdzania tych danych jest konfigurowalna w integracji z ERP. To oznacza, że efekt wyszukiwania zależy nie tylko od samego numeru NIP, ale również od ustawionej kolejności identyfikacji i od danych dostępnych na kartotece.
Dlaczego może powstać druga kartoteka z tym samym NIP
Druga kartoteka może powstać wtedy, gdy xSale nie znajdzie istniejącego kontrahenta w zakresie danych, które są brane pod uwagę podczas wyszukiwania. W takiej sytuacji system traktuje kontrahenta jako nowego i zakłada kolejną kartotekę w ERP.
Najczęściej dzieje się tak wtedy, gdy:
- kolejność wyszukiwania kontrahenta w integracji nie odpowiada danym, które rzeczywiście są uzupełnione w ERP,
- istniejąca kartoteka nie jest uwzględniana przez konfigurację WebService,
- kontrahent znajduje się poza zakresem grupy lub obszaru, w którym WebService szuka i zakłada nowe kartoteki.
Przykład dla ERP XL
W ERP XL można spotkać scenariusz, w którym WebService pracuje na wskazanej grupie kontrahentów, na przykład SKLEP.
Jeżeli kontrahent z tym samym NIP już istnieje w ERP XL, ale nie jest uwzględniany przez zakres wyszukiwania używany przez WebService, xSale może utworzyć nową kartotekę i przypisać ją do grupy wskazanej w konfiguracji integracji.
Dlatego sam fakt, że w ERP istnieje już kartoteka z takim samym NIP, nie zawsze oznacza, że zostanie ona wykorzystana przez integrację.
Kontrahent w xSale a kartoteka kontrahenta w ERP
Ten wpis opisuje sytuację, w której w systemie ERP mogą powstać dwie kartoteki kontrahenta z tym samym numerem NIP. Warto jednak odróżnić ten etap od wcześniejszego przypisania kontrahenta do zamówienia w xSale.
Przy imporcie zamówienia xSale może użyć istniejącego kontrahenta w xSale, jeżeli konfiguracja i dane z zamówienia pozwolą odnaleźć go po kodzie, kodzie zewnętrznym albo e-mailu. Nie jest to automatyczne scalanie kontrahentów po nazwie, adresie lub telefonie. Szczegółowo opisuje to wpis Jak xSale przypisuje kontrahenta do importowanego zamówienia?.
Dopiero później, przy przekazywaniu zamówienia do ERP, WebService sprawdza lub zakłada kartotekę kontrahenta w systemie ERP zgodnie z konfiguracją danej integracji.
Co sprawdzić
- kolejność wyszukiwania kontrahenta po `Kod`, `NIP` i `e-mail`,
- czy istniejąca kartoteka ma uzupełnione dane, po których integracja rzeczywiście szuka kontrahenta,
- czy konfiguracja WebService dla ERP XL obejmuje właściwą grupę kontrahentów,
- czy w Twoim środowisku nie ma osobnych zasad zakładania kontrahentów dla wybranych źródeł zamówień.
Jeżeli chcesz ograniczyć ryzyko tworzenia podwójnych kartotek kontrahentów, skontaktuj się z helpdesk@xsale.ai i prześlij przykład konkretnego zamówienia oraz numer NIP kontrahenta.