Automatyczne przesyłanie zamówień do Comarch ERP Optima

Automatyczne przesyłanie zamówień do Comarch ERP Optima polega na tym, że worker xSale pobiera zamówienia spełniające warunki konfiguracji i zapisuje je w Optimie jako dokumenty RO. Dzięki temu zamówienie nie musi być ręcznie przepisywane ani ręcznie przekazywane do ERP.

W tym artykule znajdziesz

• Kiedy zamówienie jest przesyłane do Optimy?
• Co xSale przesyła do Comarch ERP Optima?
• Jak WebService tworzy RO w Optimie?
• Czy zamówienie można przesłać ponownie?
• Co sprawdzić, jeśli zamówienie nie trafia do ERP?

Kiedy zamówienie jest przesyłane do Optimy?

Zamówienie zostanie przekazane do ERP, gdy spełnia warunki ustawione w konfiguracji importu zamówień. Najczęściej oznacza to, że zamówienie ma w xSale status obsługiwany przez automatyczne przesyłanie do ERP, np. Nowe.

Worker importu zamówień działa automatycznie. Pobiera zamówienia z wybranych statusów, przygotowuje dane dokumentu i przekazuje je do WebService Optimy. Po poprawnym zapisie dokumentu w ERP xSale może ustawić na zamówieniu status informujący, że zostało przesłane do ERP. Jeżeli wystąpi błąd, zamówienie może otrzymać status błędu, zależnie od konfiguracji integracji.

Jeżeli firma chce kontrolować moment wysyłki do ERP, można ustawić taki proces, w którym zamówienie najpierw trafia na inny status, a dopiero po weryfikacji użytkownik ręcznie zmienia je na status przesyłany do ERP.

Co xSale przesyła do Comarch ERP Optima?

Zakres danych zależy od konfiguracji integracji i danych dostępnych na zamówieniu. Standardowo do Optimy przekazywane są między innymi:

• dane nagłówka zamówienia, w tym numer zamówienia i źródło,
• dane kupującego, płatnika i odbiorcy,
• pozycje zamówienia, ilości, ceny, rabaty, stawki VAT i jednostki,
• koszty dostawy, jeśli są przekazywane jako pozycja lub koszt zamówienia,
• forma dostawy i dane dostawy,
• informacje o płatności, jeśli proces płatności jest wykorzystywany,
• atrybuty i dodatkowe informacje skonfigurowane dla integracji.

Jak WebService tworzy RO w Optimie?

Po stronie WebService Optimy sposób utworzenia RO zależy od ustawień w sekcji Wczytywanie dok. do ERP. Dla automatycznego przesyłania zamówień szczególnie istotne są ustawienia:

• Zatwierdzaj RO – decyduje, czy dokument RO ma być zatwierdzany po utworzeniu,
• Ceny od netto RO – określa sposób obsługi cen na RO,
• Szukaj kontrahenta po NIP – wpływa na wyszukiwanie kontrahenta w Optimie,
• Ustaw „Czy podmiot gospodarczy?” jeżeli jest NIP – pozwala oznaczać kontrahenta jako podmiot gospodarczy na podstawie NIP,
• Dodawaj nowe karty towarowe RO – pozwala tworzyć kartę towarową w Optimie, jeżeli pozycja z zamówienia nie zostanie odnaleziona,
• Domyślna stawka VAT dla RO – używana, gdy dla pozycji potrzebna jest stawka domyślna,
• Magazyn domyślny RO – używany, gdy dokument nie przekazuje własnego magazynu,
• Grupa kontrahenta RO oraz ustawienie grupy na kontrahencie – wykorzystywane przy tworzeniu nowego kontrahenta, jeśli taka konfiguracja jest włączona.

Te ustawienia nie uruchamiają samego procesu automatycznego. Decydują o tym, jak WebService zapisze zamówienie, gdy xSale przekaże je już do Optimy.

Czy zamówienie można przesłać ponownie?

Tak. Zamówienie można ponownie przesłać do ERP, jeżeli proces i statusy są skonfigurowane w taki sposób, aby worker ponownie je pobrał. Taki scenariusz bywa przydatny, gdy dokument został usunięty w ERP albo poprzednia próba zakończyła się błędem.

Trzeba jednak robić to świadomie. Ponowne uruchomienie wysyłki może spowodować ponowną próbę utworzenia lub aktualizacji dokumentu w ERP. Przed ponowną wysyłką warto sprawdzić, czy dokument nie istnieje już w Optimie.

Więcej o ponownym wysłaniu zamówienia znajdziesz we wpisie Ponowne przesłanie zamówienia z xSale do ERP.

Co sprawdzić, jeśli zamówienie nie trafia do ERP?

• Sprawdź, czy automatyczny import zamówień do ERP jest włączony dla integracji.
• Sprawdź, czy zamówienie ma status, który jest objęty automatycznym przesyłaniem do ERP.
• Zweryfikuj, czy WebService działa i ma poprawny status.
• Sprawdź, czy dane kontrahenta, odbiorcy i pozycji są kompletne.
• Upewnij się, że towary z zamówienia mogą zostać odnalezione w Optimie albo że włączono tworzenie nowych kart towarowych RO, jeśli taki proces jest dopuszczony.
• Sprawdź konfigurację magazynu domyślnego RO, jeżeli dokument nie wskazuje magazynu.
• Jeżeli zamówienie otrzymało status błędu, sprawdź komunikat błędu w xSale i popraw dane lub konfigurację zgodnie z komunikatem.

Opis najczęstszych problemów znajdziesz też we wpisie Problem z importem zamówienia do ERP.